Intake en opdrachtformulering

Organisatie van de communicatie

Inrichten projectorganisatie

Inhoud

Over ons

hulpmiddelen

Realisatie

Kernboodschap

Dilemmalogica

Binnen de overheid is de term ‘klant’ niet altijd de juiste. Mensen hebben namelijk geen keuze of ze wel of niet bij de overheid een dienst of product afnemen. Toch kiezen we voor de term ‘klantreis’ omdat het een ingevoerd begrip is.

Bij de ontwikkeling van de <a href="https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/levensgebeurtenissen" target="_blank">persoonlijke overzichten op Rijksoverheid.nl</a> is gebruikgemaakt van klantreizen. Deze overzichten bundelen alles wat je moet regelen met de overheid of waar je recht op hebt bij een levensgebeurtenis. Zo zijn klantreizen ontwikkeld voor Studeren en voor 18 jaar worden. Deze hebben geholpen om de communicatie en dienstverlening voor aankomende studenten en hun ouders te verbeteren. &nbsp;

Voorbeeld uit de praktijk

Onderzoek en analyse

Doelgroepen uitwerken

Klantreis

Strategie ontwikkeling

Gedragsverandering

CASI

Communicatieplan

Bouwstenen van een communicatieplan

Interdisciplinair werken

Planning

Communicatiekalender

Monitoring

Media-analyse en omgevingsonderzoek

Hoewel framing niet altijd positief in het nieuws komt, is het een inherent onderdeel van communicatie. Bezig zijn met framing betekent alert zijn op welke associaties en gedeelde verhalen je mogelijk activeert en zorgen dat hier geen ruis kan ontstaan. Daardoor kun je je boodschap zorgvuldiger afstemmen op de ontvanger. Hoe je met frames omgaat om ervoor te zorgen dat je recht blijft doen aan de inhoud, dat is aan de zender van de boodschap.

- Word Meesterframer (2019), S. Gagestein en J. Mes, Haystack - The all new don’t think of an elephant (2014), G. Lakoff, Chelsea Green Publishing - Indringers en slachtoffers in de pers (2006), B. van Gorp, Acco

Verder lezen?

Strategie

Framing

Het boekje De taal van mr. Jip van Harten en dr. Janneke Bavelick laat met inspirerende voorbeelden zien wat B1-schrijven inhoudt.

Leestip

Af en toe een punt zetten mag best | Longreads | CommunicatieRijk

Tips voor inclusief taalgebruik | Inclusieve communicatie | CommunicatieRijk

Teksten schrijven

Persona’s zijn fictieve beschrijvingen van de behoeften, motivatie en verwachtingen van de mensen voor wie een communicatiemiddel bedoeld is.

Maak de persona zoveel mogelijk visueel en hang het resultaat aan de muur. Zo word je tussendoor ook herinnerd aan de mensen voor wie jij het communicatiemiddel maakt.&nbsp;

Persona’s

In sommige gevallen krijg je meer feedback als respondenten hun input anoniem kunnen geven. Sta er daarom bij stil of dat in jouw geval wenselijk is en welke vorm daar dan bij past. Je kan ook bij anonieme evaluaties de ruimte geven aan mensen om hun contactgegevens achter te laten, voor het geval ze hun evaluatie willen toelichten.

Anoniem evalueren

Evaluatie

Offline aan de slag?

Kritiek-repliek

Let op: het is niet mogelijk om tussendoor op te slaan tijdens het gebruiken van de invulbare tool. Zo lang je tab/browser open staat, is je input nog beschikbaar. Bij de laatste stap in de tool kan je kiezen wat je met de opbrengst wil doen: opslaan als PDF, als visual of uitprinten.

Message house

De keuze voor het juiste communicatiemiddel hangt af van een heleboel factoren, zoals je doelstelling, doelgroep, strategische keuzes, budget en de planning. Als je een goed beeld hebt van de mensen voor wie het onderwerp van belang is, zal je merken dat de keuze voor het juiste communicatiemiddel makkelijker gemaakt is.

Communicatiemiddelen

Middelenkeuze

De verbinding zoeken met de mensen met wie je in contact wil komen, daar draait het om bij het opstellen van een goede kernboodschap. Wat speelt er bij hen, hebben ze vragen of zorgen? En wat is de informatiebehoefte? Een boodschap komt pas goed over als die de waarden of overtuigingen van een ander raakt.

Teksten schrijven: waar moet ik op letten?

Kernboodschap (kijk-want-dus)

Voor sommige soorten opdrachten bestaat er een vast format voor briefings. Ga na binnen jouw organisatie of er zo’n format is dat je moet gebruiken. Als dat er niet is, dan kan je de volgende punten als leidraad aanhouden.

Als je een briefing hebt gemaakt, kan het helpen om iemand die buiten het project te laten meelezen. Dan wordt snel duidelijk of de opdracht voor een buitenstander te begrijpen is.

Briefing communicatiemiddelen

Met een debriefing zet je gestructureerd en beknopt op papier wat is afgesproken tijdens de intakegesprek(ken). Je kunt het zien als een verslag van jouw interpretaties van de vraag en het levert je een overzichtelijk document op dat je kan afstemmen met je opdrachtgever. Zo weten jullie beiden hoe de samenwerking eruit komt te zien en wat jouw rol en bijdrage zal zijn.

Opgave in kaart brengen

Debriefing

Let op: het is niet mogelijk om tussendoor op te slaan tijdens het gebruiken van de invulbare tool. Zo lang je tab/browser open staat, is je input nog beschikbaar.&nbsp;Bij de laatste stap in de tool kan je kiezen wat je met de opbrengst wil doen: opslaan als PDF, als visual of uitprinten.

Macht en invloed

Omgevingsanalyse

Macht en invloed analyse

Is er een bewindspersoon betrokken bij jou evenement? Zorg er dan voor dat je in de hele voorbereiding het protocol en de ‘medewerkers externe optredens’ goed betrekt. Zorg ook voor voldoende afstemming en overleg met de speechschrijvers en woordvoerders.

Aandachtspunt

Evenementen

Evenementen en congressen

Let op: het is niet mogelijk om tussendoor op te slaan tijdens het gebruiken van de invulbare tool. Zo lang je tab/browser open staat, is je input nog beschikbaar.&nbsp;Bij de laatste stap in de tool kan je kiezen wat je met de opbrengst wil doen: opslaan als PDF, als visual of uitprinten.

Ringen van invloed

Beweegredenen matrix

Belangen en vertrouwen

Belangen en vertrouwen matrix

Een actoren-inventarisatie vormt het startpunt van alle omgevings- en krachtenveldanalyses. Of het nu gaat over de Ringen van Invloed of de Matrix belangen en vertrouwen: een belangrijke start is om samen met het team de verschillende actoren op papier te krijgen. Als je eerste de actoren in beeld brengt, is de stap naar het maken van een omgevings- of krachtenveldanalyse makkelijker te maken.

Wanneer een actoren-inventarisatie?

Actoren-inventarisatie

De communicatiestrategie geeft richting aan alle activiteiten op het gebied van communicatie voor jouw project. Je beschrijft hoe je wil gaan communiceren met betrokken personen en partijen, met welke boodschap, op welke momenten en/of via welke kanalen. De strategie is daarmee een belangrijk houvast om de gestelde communicatiedoelen te halen.

Maakt gedragsverandering deel uit van je communicatieopgave? Neem dan een kijkje bij de <a href="https://communicatiekompas-nl-git-acceptance-socialbrothers.vercel.app/hulpmiddelen/casi" id="isPasted" target="_blank">gedragsveranderingstool CASI</a> en bepaal aan de hand daarvan je strategie.

- Het Strategisch Communicatie Frame, B. van Ruler &amp; F. Körver, 
 2014- Communicatiestrategie, W. Michels, 
 2021

Communicatiestrategie

Bij het maken van een SWOT-analyse vul je vier kwadranten in, verdeeld over interne kenmerken en externe factoren:De sterke en zwakke punten gaan over interne kenmerken van je organisatie of project, vergeleken met andere stakeholders en/of soortgelijke organisaties of projecten.Kansen en bedreiging gaan over&nbsp;externe factoren zoals ontwikkelingen en invloeden vanuit je stakeholders waar je niet direct invloed op hebt. Een SWOT-analyse wordt daarom ook wel een sterkte-zwakteanalyse genoemd.

Vier kwadranten

SWOT

SWOT-analyse

Het doel van de checklist is om wederzijdse ambities duidelijk te verwoorden en afspraken te maken over inzet, resultaten en verwachtingen. Door het project te starten vanuit een gedeelde visie, vergroot je de kans op een succesvolle samenwerking.

Nadat je de intake hebt gedaan en alles voor jezelf op en rijtje hebt gezet, biedt <a href="https://communicatiekompas-nl-git-acceptance-socialbrothers.vercel.app/hulpmiddelen/debriefing" rel="noopener noreferrer" target="_blank">de checklist debrief</a> je handvatten om concrete afspraken te maken over jouw bijdrage aan het project.

Waar moet ik beginnen?